会展管家,作为专业的展会主场服务商,不仅为主办方提供全方位的展会管理、协调和服务,更是成为主办方与场馆、展商及观众间不可或缺的桥梁和纽带。从展览工程的搭建与撤展,到展览器材与物品的租赁,再到安全保卫与交通疏导,会展管家几乎涵盖了除策划、宣传、招展和接待外的所有展务工作。
会展管家的主场服务不仅提升了展会管理的现代化水平和服务质量,更使展会的专业化程度达到了新的高度。这一服务模式极大地减轻了主办方和展览场馆的工作压力,降低了运营成本,也有效规避了潜在的责任风险。因此,会展管家的服务深受展会组织者的青睐。选择会展管家,意味着主办方可以将更多的精力投入到策划、宣传和招展等核心工作中,从而全面提升展会的整体效果。展会的现场管理与服务工作,往往琐碎且复杂,交给会展管家后,主办方便能腾出更多的时间和精力,专注于策划、合作伙伴洽谈、新闻及广告宣传等核心工作。
会展管家的专业团队和流程,使得展会的现场服务工作更加有序和高效,为展商提供了极大的便利。无论是多年经验的展会组织者,还是初次涉足的新手,面对展会的现场管理与服务工作,都会感到力不从心。而会展管家的专业服务,则能让这些工作变得有条不紊,大大提升了展商对展会的满意度。
会展管家的主场服务不仅减轻了主办方和展览场馆的工作压力,也确保了各项安全保障工作的有效落实。在会展管家的专业承包下,展馆与主场服务商各尽其责,施工、消防、防盗及人身安全等工作得到了全面保障。
根据展会的特点,会展管家的工作可分为展前、展中和展后三个阶段。每个阶段虽然工作内容各异,但却紧密相连。只有将每个阶段的工作都做实、做细、做深,才能确保展会主场服务的各项工作井然有序,保证展会的安全、顺利、有序进行。这不仅为参展商营造了良好的展览氛围,也提升了会展的品质,实现了专业化、市场化、标准化、规模化的目标,使展会真正与国际接轨。
服务内容:
1、安全管理:博览会现场的安全管理主要涉及三个方面,即盗窃、火灾和卫生。为此,展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系,积极争取支持。
2、证件管理:主办单位印刷的证件包括参展商、专业观众、工作人员、媒体记者及与会嘉宾(包括领导和演讲嘉宾)等。
3、观众登记和入场管理:设观众登记处 :预先登记的观众、现场注册的观众;前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可,后者则要在主办方人员的指导下登记。 主办单位应该在入口处设置了展览活动议程牌,观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
4、展会现场广告管理:主办单位获取广告收入的渠道很多,如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。 但无论采用什么样的广告载体,展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策,做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施,也应该让所有参展商都了解,而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
5、 对参展商的行为管理:主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段,展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施,以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。
6、交通、物流管理:展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划。物流管理工作十分繁琐,哪怕是看似简单的停车场事务,也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。
7、餐饮管理:博览会主办单位可采取外包的方式,将展会期间餐饮区的经营权临时转让给场馆入围餐饮供应商,并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束,以确保现场餐饮服务的质量。
8、组织协调会:开展前组织主办方、场馆方、主场服务方等多方负责人召开展前多方碰头会,明确各自任务及责任,确保展会顺利开展。
9、审图报馆:主场服务商负责所有展商布展公司的图纸审核工作,对其结构安全进行把关,以免出现展台安全隐患,对于不符合布展要求的公司给予退回整改处理。
10、主场搭建:主场服务商对主办方的舞台、地毯、广告、指引、会议厅等公共场地的搭建布置,确保公共区域布置完善,同时,整场统一管理其他布展公司的展台搭建公司,确保在规定时间内完成所有展商搭建工作。
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